Аутсорсинг - это практика, когда выполнение задач или процессов, не относящихся к ключевым компетенциям вашей организации, поручается третьей стороне для эффективного их выполнения.
Существует множество моделей, которые помогают компаниям в принятии решений о тои, следует ли использовать аутсорсинг, как это правильно делать и как убедиться, что его использование действительно успешно.
Исходя из нашего опыта и ряд моделей разных компаний использования аутсорсинга, мы сформировали предложение, где соединили лучшие элементы, описав весь процесс по трем направлениям с учетом вероятной выгоды от аутсорсинга, а также определили препятствия к его применению.
Знакомим вас с направлениями. Схемы представлены общие.
НАПРАВЛЕНИЯ АУТСОРСИНГ СНАБЖЕНИЯ (ЗАКУПКИ/ЛОГИСТИКИ)
АУТСОРСИНГ СНАБЖЕНИЯ/ЗАКУПКИ Операционный аутсорсинг
Передача на аутсорсинг операционных функций снабжения/закупки
Удаленный (внешний) отдел снабжения
СХЕМА РАБОТЫ:
1.Заполнение опросного листа, определение функций к сотрудникам снабжения/закупкам
2.Договор на оказание услуг
3.Работа с базой поставщиков, определение режима контроля со стороны заказчика
4.Прием и обработка заявок: отбор предложений, согласование условий поставки, документальное оформление сделки, согласование с сотрудниками заказчика, контроль оплат и размещение заказов у поставщиков, контроль исполнения заказа, подбор транспортной компании, организация доставки
5.Контроль за направлением закрывающих документов в фин.отдел
Выгодно, если...
- Большая номенклатура товаров на закупку
- Много поставщиков на каждую единицу номенклатуры
- Сокращение расходов на ФОТ
Почему интересно нашей компании?
- Расширяем линейку поставщиков
- Предлагаем закупки клиентам по наименьшей цене (отдел закупок)
- Предлагаем альтернативных поставщиков (отдел продаж)
- Команда аналитиков анализирует бизнес и выгодность для клиента при переходе на модель 4PL
Не возьмем на аутсорс, если
- У вас нет постоянных поставщиков, все закупки хаотичные: "приеду-куплю сразу"
- Закупки только по проекту - нужно перейти на тариф "Бизнес". Если закупки в месяц менее 12 000 000 р, то на сегодня не сможем предложить обслуживание вашей компании. Готовы работать с вами по разовым закупкам
- Вы ищете возможность закупки товаров дешевле, чем закупаете. Задача специалистов на данном этапе: четкость, профессионализм и качество в поставляемых товарах. Экономия на ФОТ, простоях, штрафах за недопоставку. Закупки по товарам могут быть меньше если, отдел закупок включит вашу закупку в совокупную (у вас должен быть оборот закупок от 500 000 рублей) или отдел продаж нашел для вас интересного нового поставщика.
Тарифы: Лайт,Закупки,Снабжение
АУТСОРСИНГ ЗАКУПОК: БИЗНЕС ПАРТНЕРСТВО
Аутсорсинг закупок в максимальной конфигурации 4PL - интегратор, сводящий воедино собственные и сторонние ресурсы, мощности и технологии для проектирования, построения и эксплуатации комплексных решений по управлению цепями поставок
Преимущества
- Возможность отвлечься от повседневного оперативного управления и увидеть картину происходящего в целом
- Сотрудничество с нейтральной стороной, стремящейся оптимизировать вашу цепь поставок, а не собственные активы
- Возможность выбрать лучшие 3PL компании для выполнения поставленных задач
- Беспристрастное обслуживание
- Возможность совместного использования транспортных ресурсов для клиентов
- Лучший доступ к ресурсам, повышенная гибкость
- Более интенсивный поток информации через сложные системы управления цепями поставок
- Обслуживание "через одно окно"
- Интегральные ключевые показатели деятельности
- Общие интересы с клиентом, лучшая картина рынка в целом
- Оплата от результатов
- Во многих случаях глобальный охват
Не подходит данный вид аутсорсинга, если..
- Сумма закупок менее 12 000 000 рублей в месяц
- Для стартапа без финансового обеспечения
Тариф Бизнес
ЭЛЕКТРОННЫЕ ЗАКУПКИ
Специальное направление аутсорсинг закупок по принципу тариф "Бизнес", где закупки производятся только через электронные площадки
Преимущества
- Специалисты, работающие с электронными площадками
- Специалисты, ведущие переговоры с поставщиками и вашими клиентами для согласования условий поставки
- Ведение цикла закупки до заключения контракта, курирование завершение закупки
- Расширение базы поставщиков и клиентов
Не возьмем на аутсорс, если
- Сумма закупок в месяц менее 20 000 000 рублей
- Нет лояльной базы поставщиков и клиентов
- Результат аудита закупок не соответствует ожиданиям заказчика и нашей компании
- Заказчик не готов к партнерскому бизнесу
Схема направляется по запросу
Тариф "ЭЛ_ТОРГИ"
Для консультаций e-mail hts.air.info@bk.ru
сми
Порядок работы с удаленным отделом снабжения
| Этапы | Описание |
| 1.Согласование условий. Подписание договора |
-Заказчик формирует требования к работнику отдела снабжения -Согласовываем задачи, которые ставятся перед удаленным отделом снабжения -Согласовывается тариф на текущий месяц - Подписание договора на оказание услуг аутсорсинг снабжения |
| 2.Подключение к услуге "аутсорс снабжения" |
- Оплата текущего месяца подписки "аутсорсинг снабжения" - Выделение специалистов под задачи заказчика - Заведение группы в WhatsApp для оперативного решения задач - Подготовка плана закупок до 3-х месяцев - до 15 дней - Формирование базы потенциальных поставщиков под закупаемую номенклатуру заказчика - в течении 7 дней |
| 3.Выполнение обязанностей по снабжению |
- Ответственные сотрудники заказчика ставят задачи через мессенджер или электронную почту. а)сбор КП для бюджетной оценки - Все заявки подаются в специальной форме - Заявки направленные в мессенджер, переводятся в форму и направляются по электронной почте специалистом отдела снабжения - Все заявки заносятся в журнал - Срок исполнения заявок состаляет до 1 дня по текущим поставщикам, до 4 дней по новым поставщикам - Исполнение заявок с уточнениями начинается сначала после получения уточнения - Заявка с уточнениями закрывается как исполненная через 2 дня, если запрашиваемые данные не поступили от заказчика - Бюджетирование сметы, проектных заявок - без лимита срока исполнения - Специалисты отдела снабжения запрашивают данные у поставщиков, сверяют полноту представления - По согласованным заявкам, запрашиваются счета, курируется работа по подписанию договоров поставки - Организация и контроль закупки, доставки, приемки ТМЦ |
| 4.Ведение отчетности |
- Ведение журнала заявок - Ведение журнала заказов - Ведение бюджета в разрезе каждого заказа - Контроль исполнения бюджета закупок - Подготовка отчета по KPI - Подготовка отчетности в разрезе номенклатур (*по запросу) |
| 5.Осуществление процесса снабжения в системах заказчика |
- Ведение процессов в системе заказчика. Дополнительная оплата услуги - 10 000р. - Ведение процессов в более 1 системе заказчика. (*по запросу) |
| 6.Расширение функций удаленного отдела снабжения |
- Специалисты заинтересованы в развитии бизнеса заказчика, поэтому часть разовых поручений фиксируются как бонус - Расширение функционала отдела снабжения - это использование другого тарифного плана. Переход на другой тарифный план производится в начале текущего месяца. - Заказчик может сократить список услуг, изменить тарифный план, приостановить использование услуги "аутсорс снабжения" по уведомлению |
| 7.Закрытие услуг по снабжению ежемесячно |
- Ежемесячно опретор услуг по аутсорс синабжение предоставляет отчет по выполненным заявкам, отчет по заказам, отчет по исполнию бюджета закупок -Аналитические отчеты, предусмотренные в тарифах -Подписание финансовых форм, УПД |
| 8. Формирование предложений по улучшению сервиса и качества работы удаленного отдела снабжения |
- Ежемесячно заказчику направляется форма по оценке качества работ специалистов отдела снабжения - Заполнение форм носит неформальный характер - С направленными данными, отдел сервиса, встраивает сотрудничество с заказчиками индивидуально |